لحياة عملية أفضل: تعلّم إتيكيت استخدام الفاكس

لحياة عملية أفضل: تعلّم إتيكيت استخدام الفاكس

مجلة شباب 20

لا يمكن إنكار دور “الفاكس” في الحياة العملية، فهو ضروري لتسهيل نقل المعلومات وإرسال نسخ المستندات أو رسائل مستعجلة. ولأن الفاكس وسيلة للتواصل ينبغي أن يحدد استخدامها الإتيكيت، حتى لا تخرج عن مهمتها الأصلية.

ولتعيش حياة عملية أفضل، عليك أن تتعلم أصول وإتيكيت استخدام الفاكس، لتحافظ على مكانتك وجدّيتك وتُحسن استخدام جميع أدواتك

1- ينبغي اختيار الوقت المناسب لإرسال الفاكس، فهذه الوسيلة بالتحديد ليس من اللائق استخدامها إلا في ساعات النهار أو أوقات الدوام الرسمي، وما عدا ذلك ينصح بتجنب إرسال أي رسالة عبر الفاكس إلا للضرورة القصوى.

2- تذكر دائماً أن “الفاكس” وسيلة تواصل للعمل فقط، ولذلك لا تُدخلها أبداً ولأي سبب في الحياة الشخصية أو لإرسال رسائل خاصة.

3- حاول أن يكون مضمون الرسالة واضحاً، ويتضمن معلومات وافية عنك وعن جهة عملك وعنوانك البريدي، وكذلك تاريخ الإرسال ورقم الفاكس الخاص بك أو الهاتف.

4- لا يُنصح بإرسال صور باهتة، لأنها ستكون صعبة القراءة من خلال “الفاكس”. وكذلك، يفضل تجنّب إرسال الصور أو الأشكال الملوّنة، لأنّها تصل أيضاً باهتة، ولا تؤدّي الغرض منها.

5- إذا اضطررت لاستخدام سائل التصحيح الأبيض في الطباعة، فعليك أن تصوّر الورقة وتُرسل الصورة عوضاً عن النسخة الحقيقية، حتى لا تنكشف عيوب الرسالة الأصلية.

6- يستحسن عدم استخدام الأقلام الداكنة اللون في كتابة رسائل الفاكس، لكونها تستغرق وقتاً أطول في عملية الإرسال، وقد تصل سوداء وغير مقروءة.

7- تجنب استخدام الفاكس لإرسال معلومات غير ضرورية، وكذلك رسائل طويلة أو غير مختصرة.

 

مقالات ذات صله