5 نصائح لاجتماعات مثمرة

5 نصائح لاجتماعات مثمرة

مجلة شباب 20

الاجتماعات أحد عناصر العمل الأساسية والتي تمكن المدراء من إدارة أعمالهم وأعمال موظفيهم بفاعلية، سواء كنت أحد المدراء المستضيفين للاجتماع أم كنت موظفاً مكلفاً بإدارة اجتماع من حين لآخر هنالك عدد من الطرق لتتأكد من سير الاجتماع على أفضل وجه وتحقيق أهدافه في نفس الوقت، إليك خمسة يجب أن تضعها في عين الاعتبار:

  1. ابدأ اجتماعك على الوقت.

ليس بالأمر الجيد أن يدخل الموظفون اجتماعاً وهم يفكرون بما عليهم فعله بعد الاجتماع ثم يضطرون لانتظارك لمدة عشرة دقائق أخرى لتبدأ الاجتماع. البدء على الوقت المحدد يشجع الجميع على عدم التأخر والالتزام بالحضور.

كما أن البدء في الوقت المحدد يساعد على انهاء الاجتماع في الوقت المحدد أيضاً بشرط تلبية جميع عناصر الأجندة المحددة.

  1. ضع أجندة اجتماع مختصرة وواضحة

تحتاج للأجندة لتحقيق اجتماع مثمر ومنتج وليدرك الحاضرون ما لهم وما عليهم وما هي النقاط التي سيتم مناقشتها. ولكن كيفية تعاملك معها تعتمد على ديناميكية الفريق وما تظنه ينفع جو العمل.

يفضل وضع الأجندة وارفاقها في ايميل إلى فريق العمل قبل 24 ساعة من الاجتماع خاصة في حال كان الاجتماع عبارة عن جلسة عصف ذهني ويتطلب استحضار أفكار جديدة. ويجب أن تكون الأجندة مختصرة وواضحة وذات أهداف وعناصر محددة. حسبما ذكر في موقع Entrepreneur.

  1. دوّن الملاحظات

تنصح آليكساندرا صاموئيل مؤلفة كتاب Work Smarter with Social Media استخدام التكنولوجيا في تدوين وتسجيل ما يدور داخل الاجتماع مثل Google Docs، فمن المحبط حقاً أن تمضي 30 دقيقة في اجتماع ثم تكتشف أن أحداً لم يسجل ما نوقش في الإجتماع.

  1. استخدام التكنولوجيا

نحن الآن في عصر التكنولوجيا والعروض التقديمية وشرائح العرض أصبحت طرقاً مستهلكة، تقترح صاموئيل استخدام تطبيقات مشاركة على الشاشة لعرض الأفكار والمسودات.

5. اختم الاجتماع بتحديد إجراءات تسمح لك بمتابعة التقدم بإنجاز ما تمت مناقشته خلال الاجتماع. وتجنب إنهاء الاجتماعات دون التطرق لمن يخالفك الرأي فمن المهم أن تصل معهم إلى اتفاق خلال الاجتماع كي تحول دون نشر أفكار سلبية بين الموظفين وبالتالي اعاقة مسير العمل.

مقالات ذات صله